Inhalt
- Was versteht man unter dem Begriff „Personalbeschaffung“?
- Die Personalbeschaffungsplanung
- Herausforderungen bei der Personalbeschaffung
- verschiedene Arten der Personalbedarfsplanung
- Interne Personalbeschaffung
- Vorteile der internen Personalbeschaffung
- Möglichkeiten für die interne Personalbeschaffung
- Externe Personalbeschaffung
- Vorteile der externen Personalbeschaffung
- Möglichkeiten für die externe Personalbeschaffung
- in 4 Schritten zur Personalbeschaffung
- 1. Bedarfsanalyse
- 2. Kandidatensuche & Festlegung der Instrumente
- 3. Bewerberauswahl
- 4. Einstellung & Onboarding
Was versteht man unter dem Begriff Personalbeschaffung?
Personalbeschaffung, auch bekannt als Personal Recruiting, Personalakquise oder Personalgewinnung, bezeichnet den Prozess, qualifizierte Mitarbeiter für eine externe oder die eigene Organisation zu finden und einzustellen. Dieser Ablauf umfasst die Identifikation und Planung des Personalbedarfs, die Suche nach geeigneten Kandidaten, die Auswahl und das Onboarding neuer Mitarbeiter. Ziel ist es, den kurzfristigen oder langfristigen Personalbedarf des Unternehmens wirksam zu decken, um weiterhin den betrieblichen Anforderungen gerecht zu werden.
Die Personalbeschaffungsplanung
Die Personalbeschaffungsplanung beinhaltet die strategische und operative Planung zur Deckung des Personalbedarfs. Dies umfasst die Analyse der aktuellen und zukünftigen Personalstruktur, die Definition von Anforderungen an neue Mitarbeiter und die Auswahl geeigneter Beschaffungswege. Ein strukturierter Plan hilft, den Prozess effizient zu gestalten und qualifizierte Mitarbeiter rechtzeitig zu gewinnen.
Bevor also der passende Mitarbeiter anhand unterschiedlicher Methoden gefunden werden kann, gilt es das wofür und warum herauszufinden. Folgende Fragen sollten Sie sich im Rahmen für die Planung Ihrer Personalbeschaffung stellen:
- Wann soll die Vakanz besetzt werden?
- Wie lange soll die Vakanz besetzt werden? (Teilzeit, Vollzeit, befristet oder unbefristet)
- Wo wird Personal benötigt? (Geografische Abhängigkeiten, welche Abteilung?)
- Was umfasst das Skill-Set bzw. welche Kompetenzen sollte der oder die Bewerber:Innen hinsichtlich fachlicher Qualifikationen und sozialen Stärken erfüllen??
Herausforderungen bei der Personalbeschaffung
Die Mentalität und auch die Voraussetzungen in der Arbeitswelt haben sich stark geändert, was Unternehmen vor neue Herausforderungen stellt. Der klassische Bewerberweg mit dem Aufsetzen von Stellenanzeigen und anschließenden Bewerbungen mit Einstellungsverfahren funktioniert heutzutage nur noch begrenzt.
Mit neuen Arbeitszeitmodellen wie der 4-Tage-Woche, der Digitalisierung und Erschaffung neuer Technologien als auch die Veränderung persönlicher Ansichten und Werte müssen Unternehmen darauf reagieren können.
Besonders sind Kompetenzen für die aktive Ansprache von Bewerbern hinsichtlich des Active Sourcing und einem guten Employer Branding enorm gestiegen. Denn potenzielle Mitarbeiter verhalten sich eher passiv und sind vielleicht tief im Unterbewusstsein unglücklich in Ihrem aktuellen Beruf. Auch fehlt es vielen Menschen schlicht an der Motivation, um sich durch einen langen Bewerbungsprozess für eine neue Karrierechance zu kämpfen.
Folgende Faktoren werden Unternehmen auch in den kommenden Jahren noch beschäftigen, um in der Personalbeschaffung punkten zu können:
- Fachkräftemangel: Schwierigkeit, qualifizierte Mitarbeiter zu finden.
- Technologische Entwicklung: Anpassung an neue Technologien und digitale Rekrutierungstools.
- Globalisierung: Der Wettbewerb steigt, da qualifiziertes Personal auch vermehrt das Interesse an der Arbeit im Ausland bevorzugt.
- Arbeitsmarktveränderungen: Flexibilisierung der Arbeitsmodelle und Zunahme von Freelancern.
- Kulturelle Vielfalt: Integration und Förderung von Diversität im Unternehmen.
- Veränderung der Recruiting-Prozesse: Klassische Recruiting-Instrumente sind einfach nicht mehr zeitgemäß. Lange Recruiting-Cycle erzeugen bei Bewerbern eine schlechte erste Impression und veranlasst sie, sich anderweitig umzusehen.
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Das Ziel der Personalbeschaffung
Bei der Personalgewinnung werden verschiedene Personalbeschaffungsmaßnahmen durchgeführt, mit dem Ziel, das richtige und qualifizierte Personal für einen bestimmten Zeitraum (kurzfristig oder langfristig) zu finden, um das operative Geschäft mit 100%iger Leistungsfähigkeit auslasten zu können.
Verschiedene Arten der Personalbedarfsplanung
Im Rahmen der Personalbeschaffung kann die Besetzung von Vakanzen aus unterschiedlichen Gründen erfolgen. Beispielsweise ist in den vergangenen Jahren die Zahl der Beschäftigten in Teilzeit stark gestiegen. Denn nicht immer wird eine volle Stelle gesucht oder gar eine unbefristete Stelle ausgeschrieben.
Demnach sollten Sie abhängig von Ihren internen Analysen und Kennzahlen genausten festlegen, für welchen Zweck Sie auf der Suche nach Personal sind. Folgende Arten oder Gründe lassen sich dabei unterscheiden:
Erweiterungsbedarf: Ist notwendig, wenn sich Ihr Unternehmen vergrößert hat oder Sie aufgrund neuer Prozesse, Produkten oder Dienstleistungen sowie Projektaufträgen ein oder mehrere neue Mitarbeiter suchen.
Stellenersatzbedarf: Der womöglich größte Grund für die Personalakquise, ist der Wegfall eines vorherigen Mitarbeiters durch Kündigung, Todesfall oder Ruhestand.
Zusatzbedarf: Fehlen Ihnen Mitarbeiter aufgrund unvorhersehbarer oder langfristig abschätzbarer Ereignisse wie Krankheit, Urlaub, Unfall oder Weiterbildungen, dann werden entsprechende Reserven benötigt.
Interne oder externe Faktoren: Ist dadurch bedingt, dass es bei gleichbleibenden Kapazitäten zur Verkürzung oder Verlängerung der Arbeitszeit kommt oder bei neuen gesetzlichen Anforderungen in Ihrer Branche zum steigenden Personalbedarf kommt.
Interne Personalbeschaffung
Bei der internen Personalbeschaffung werden offene Stellen durch Mitarbeiter aus dem eigenen Unternehmen besetzt. Über ein im Intranet angelegtes Stellenportal oder direkten Empfehlung von Führungskräften können sich motivierte Mitarbeiter auf eine freie Stelle im eigenen Standort oder bei größeren Unternehmen auch bei einer Zweigstelle bewerben.
Hinweis: Bei kurzfristigen Arbeitszeitanpassungen muss nicht zwingend eine Neubesetzung erfolgen. Beispielsweise können Sie auch in Absprache mit Mitarbeitern in Teilzeit neue Konditionen aushandeln und sparen sich dabei viel Zeit und Geld für eine Neubesetzung.
Vorteile der internen Personalbeschaffung
- höhere Bindung an Betrieb
- Mitarbeiter sind mit der Unternehmenspolitik bereits vertraut
- Kosten und Zeitersparnis sind wesentlich geringer (kein Werbebudget, kurzer Bewerberweg)
- Kürzere Einarbeitungszeit aufgrund vertrauter Prozesse
Möglichkeiten für die Interne Personalbeschaffung
Interne Personalbeschaffung beziehen sich auf die Ressourcen von Personal aus dem bestehenden Mitarbeiterstamm des Unternehmens:
- Interne Stellenausschreibung
- Mitarbeiterempfehlung
- Beförderung
- Mehrarbeit
Externe Personalbeschaffung
Besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist die interne Personalbeschaffung schnell erschöpft, da diese aufgrund der geringen Auswahlmöglichkeiten limitiert sind. An dieser Stelle greift das externe Recruiting von Mitarbeitern, welches passiv oder aktiv erfolgen kann
Aktive Beschaffung: Bei der aktiven Beschaffung handelt das Unternehmen proaktiv. Das heißt, es werden Stellenanzeigen geschaltet, Kandidaten über LinkedIn oder XING kontaktiert oder Werbung geschaltet. Grundsätzlich werden hier alle Personalbeschaffungsmaßnahmen angewendet, die dazu führen, dass bei potenziellen Bewerbern positive Anreize ausgelöst werden und es zeitgleich die Stellenanzeige so attraktiv wie möglich erscheinen lässt.
Passive Beschaffung: Die passive Methode wächst mit dem Ruf des Unternehmens. Ein gutes Employer Branding ist hier eine Grundvoraussetzung. Ziel ist es, qualifiziertes Personal durch Initiativbewerbungen zu gewinnen.
Vorteile der externen Personalbeschaffung
- Zugang zu einem größeren Talent Pool mit qualifizierten und erfahrenen Kandidaten
- Externe Kandidaten bringen frische Impulse.
- Erweitertes Knowhow, Ideen und Erfahrungen aus Konkurrenzverhältnissen
- Schärferer Blick für die Optimierung von Recruiting-Prozessen
Möglichkeiten für die externe Personalbeschaffung
Die Maßnahmen zur Beschaffung von externem Personal zählen aufgrund der Reichweite immer zu den beliebtesten Methoden, um Mitarbeiter zu gewinnen:
- Talent Pool
- Berufsmessen
- Google Ads
- Active Sourcing
in 4 Schritten zur Personalbeschaffung
Der Prozess zur Personalbeschaffung ist ein systematischer Ablauf, der darauf abzielt, geeignete Kandidaten für offene Stellen innerhalb eines Unternehmens zu finden, zu gewinnen und einzustellen. Folgendermaßen kann ein Personalbeschaffungsprozess ablaufen:
1. Bedarfsanalyse
Im ersten Schritt wird der Bedarf anhand von verschiedenen Kennzahlen ermittelt. Dabei wird ein Anforderungsprofil sowie eine Candidate Persona für die vakante Stelle ausführlich definiert. Die Führungskräfte sowie die HR-Abteilung legen den Grund bzw. die Notwendigkeit für die Beschaffung einer neuen Stelle fest. Je nach Grund, Zeitdruck und allgemeiner Relevanz wird sich für die Kreuzung oder nur einen der beiden Beschaffungsverfahren entschieden.
2. Kandidatensuche & Festlegung der Instrumente
Im Abgleich mit den vorher festgelegten Anforderungsprofil und Ihrer beschriebenen Persona werden nun abhängig von der Beschaffungsart, Instrumente eingesetzt, um entweder proaktiv Kontakt aufzunehmen oder passiv durch eine Bewerbung Anfragen zu generieren.
3. Bewerberauswahl
Haben Sie bis zum Zeitlimit genügend Bewerber:Innen gefunden, gilt es diese im nächsten Schritt zu prüfen. Assessment-Center oder auf praxisorientierte Aufgaben, die besprochen bzw. gelöst werden sollen. Ein persönliches Interview ist außerdem ein Grundelement, um soziale Aspekte des Gegenübers kennenzulernen.
Hinweis: vergessen Sie nicht wertvolle Bewerbungen in Ihrem Talent Pool aufzunehmen, um bei einem kurzfristigen Ausfall schnell auf wertvolle Daten zurückgreifen zu können.
4. Einstellung & Onboarding
Nachdem die Entscheidung für einen Kandidaten gefallen ist, beginnt die Phase der Einstellung und des Onboardings. Zunächst wird der Arbeitsvertrag erstellt, welcher alle wesentlichen Bedingungen wie Gehalt, Arbeitszeiten und Verantwortlichkeiten enthält. Parallel dazu werden alle notwendigen Vorbereitungen getroffen, um den neuen Mitarbeiter optimal in das Unternehmen zu integrieren.