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Active Sourcing

Inhalt

  • Eine Definition: Was ist Active Sourcing?
  • Was ist der Unterschied zwischen Active Sourcing & dem klassischen Recruiting?
  • Für Welche Branchen ist Active Sourcing geeigenet?
  • Vor- und Nachteile von Active Sourcing
  • Best Practice für Ihr Active Sourcing
  • Active Sourcing Methoden: Diese Möglichkeiten gibt es
  • Talent Pool
  • Referral Sourcing (Mitarbeiter Empfehlung)
  • CV Database Search 
  • Active Sourcing über Facebook 
  • Active Sourcing über LinkedIn und XING 
  • Karrieremessen 
  • 4 Schritte für ein erfolgreiches Active Sourcing
  • Checkliste zum Active Sourcing
  • Fazit

Eine Definition: Was ist Active Sourcing?

Active Sourcing beschreibt eine Strategie, die aus verschiedenen Methoden besteht, um qualifizierte Kandidaten proaktiv zu finden, anzusprechen und für das eigene oder ein externes Unternehmen zu gewinnen. Der Fokus liegt darauf, die Besetzung einer Stellenanzeige so zu wählen, dass ein Kandidat optimal zu dem Jobprofil passt. Es muss also genaustens analysiert werden, wo ein Bewerber zu finden ist und wie dieser angesprochen und überzeugt und letztendlich auch an Unternehmen gebunden werden kann. 

Ein großer Punkt ist, dass Active Sourcing nicht nur die Identifikation von Talenten beinhaltet, sondern sich auch im Kern mit der langfristigen Pflege von Beziehungen (Talent Relationship Management) zu potenziellen Kandidaten beschäftigt. Denn neben dem Ziel, hochqualifiziertes Personal zu finden, sollen Informationen über Einblicke und Updates rund um das Unternehmen sowie dessen Kultur und Karrierechancen einen langanhaltenden positiven Effekt bei den Kandidaten erzielen. Denn wenn auch nicht sofort, kann es früher oder später dazu kommen, dass potenzielle Bewerber ihren aktuellen Job wechseln möchten und Sie positiv in Erinnerung geblieben sind.  

  

Zusammenfassung

  • Definition Active Sourcing: Ist eine Strategie zur Identifizierung, Ansprache und Pflege v on qualifizierter Kandidaten direkt durch das Unternehmen
  • Unterschied zu Recruiting: Klassisch suchen Bewerber aktiv nach Stellenanzeigen. Beim Active Sourcing suchen Unternehmen suchen aktiv nach passenden Bewerbern und sprechen diese direkt an.
  • Branchen: Studien belegen das es eine Erfolgsversprechende Methode unabhängig der Branche ist
  • Vorteile: z.B.: Hohe Bewerberqualität, geringe Time-To-Hire, Starkes Empolyer Branding
  • Kanäle um Kandidaten zu gewinnen: Talent Pool, Mitarbeiterempfehlung, CV Database Search, Social Media, Karrieremessen
  • Prozess: Strategie, Ansprache, Planung & Ziele, Kontakt zum Bewerber

Was ist der Unterschied zwischen Active Sourcing & dem klassischen Recruiting?

Bei dem Ansatz des klassischen Recruiting-Prozesses werden die vakanten Stellen aktiv von den Bewerbern gesucht. Dabei werden Stellenanzeigen auf unterschiedlichen Plattformen wie Jobbörsen oder Unternehmenswebseiten online gestellt und mit für den Bewerber hilfreichen Informationen befüllt. Bewerber, die nun aktiv auf der Suche nach Stellen sind, finden diese und bewerben sich gezielt bei dem Unternehmen.  

Das Active Sourcing beschreibt das genaue Gegenteil des klassischen Recruitings. Unternehmen sind in diesem Fall proaktiv auf der Suche nach den passenden Bewerbern. Professionelle Personalvermittler identifizieren dabei anhand verschiedener Kriterien und unter diversen Kanälen wie beispielsweise Karrieremessen oder Social-Media-Kanälen wie LinkedIn qualifizierte Kandidaten. In der Regel werden die Kandidaten direkt angesprochen, auf ein Stellenangebot aufmerksam gemacht oder es wird Ihnen sogar unmittelbar ein Jobangebot unterbreitet. 

Für Welche Branchen ist Active Sourcing geeigenet?

Laut einer Trend-Studie von 2023 wünschen sich 43% aller Bewerber die direkte Ansprache von Unternehmen, wobei jede zehnte Stelle durch das Active Sourcing generiert wird. Zudem zeigen Auswertungen von Benchmarks, dass Active Sourcing zu den Top-3 Recruiting-Methoden gehören, um qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen. 

Eine zielgerichtete Ansprache ist daher für jedes Unternehmen, egal ob groß oder klein und unabhängig von der Branche, ein wertvolles Instrument, um Fachpersonal zu finden. Ihr Ziel sollte es sein den gesamten Markt nach Talenten zu filtern und nicht nur den halben. Denn Fakt ist, dass Kandidaten Ihren Job wechseln, obwohl sie gar nicht aktiv auf der Suche nach einem neuen Jobangebot waren. Das liegt zum einen daran, dass bestimmte Reize durch eine positive Ansprache geweckt werden und die Kandidaten selbst im Unterbewusstsein unzufrieden waren oder sich unbewusst eine spürbare Veränderung gewünscht haben. 

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Vor- und Nachteile von Active Sourcing

Warum eigentlich Active Sourcing? Der größte Vorteil liegt in der Qualität der Bewerber. Durch die gezielte Ansprache können Recruiter kompetente Kandidaten identifizieren, die perfekt zu den Anforderungen der ausgeschriebenen Job-Positionen passen. Dieser proaktive Ansatz gibt Unternehmen die Kontrolle über den Rekrutierungsprozess und ermöglicht es ihnen, schneller auf Veränderungen im Personalbedarf zu reagieren. Auch kann die Time-to-Hire durch das Active Sourcing erheblich verkürzt werden, da Personalbeschaffung und Ansprache potenzieller Bewerber bereits im Vorfeld erfolgt. Besonders wertvoll ist dieser Aspekt in Branchen mit hohem Fachkräftemangel, wo der Konkurrenzkampf um Talente am intensivsten ist.  

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, die Employer Brand zu stärken. Durch den direkten Kontakt und die persönliche Ansprache schaffen es Unternehmen, sich und ihre Marke als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Dies trägt dazu bei, dass potenzielle Kandidaten eine durch die Bewerber-Journey hinweg positive Wahrnehmung des Unternehmens entwickeln und eher bereit sind, sich auf offene Positionen zu bewerben.  

Trotz aller Vorteile gibt es auch einige Herausforderungen beim Active Sourcing. Denn ein guter Prozess ist eine Kernvoraussetzung und ist zeitgleich zeit- und ressourcenaufwendig. Es erfordert spezialisierte Kenntnisse und Tools, um geeignete Kandidaten anhand von Kriterien zu finden, zu filtern und mit ihnen in Kontakt zu treten. Außerdem muss der Umgang mit persönlichen Daten den Datenschutzrichtlinien entsprechen, was zusätzliche Komplexität mit sich bringt. Trotz aller proaktiven Maßnahmen sollte man dennoch nicht zu aufdringlich sein, sonst kann schnell der umgekehrte Effekt der Personalbeschaffung erfolgen. 

Vorteile und Nachteile

Vorteile Nachteile
Hohe Bewerberqualität Kandidaten können schnell genervt sein
Reduzierung der Time-To-Hire Erfordert Reaktion der Bewerber
Füllt den Talent Pool auf Fordert gute Strategie sonst hohe Personalkosten
Weniger Zeit und Aufwand zur Personalbeschaffung
Grundsätzlich längere Bindung der Mitarbeiter
Relationship-Mangement sorgt für schnelle Stellenbesetzung
Minimierung von langer Ausfallzeit im Gesamtbetrieb

Best Practice für Ihr Active Sourcing

Erfolgreiches Active Sourcing erfordert eine strategische Herangehensweise und die Implementierung bewährter Methoden. Zu den Best Practices gehören: 

  • Zielgruppenanalyse: Kennen Sie ihre Persona. Verstehen Sie genau, welche Fähigkeiten, Qualifikationen und emotionale Beweggründe Ihre Wunsch-Kandidaten besitzen.  
  • Auswahl der Kanäle: Die richtige Wahl, wo Sie Kandidaten ansprechen, ist entscheidend. Im Einklang mit der Zielgruppenanalyse & entsprechenden Branchenkenntnissen sowie Recherchen sollten Sie auf Netzwerke wie LinkedIn, XING, Foren oder Jobmessen setzen. 
  • Aufbau von Talentpools: Eine Software bzw. Datenbank, wo Sie Daten von vorqualifizierten Bewerbern abspeichern können, hilft Ihnen bei kurzfristigen als auch langfristigen Vakanzen. Personalisierte Ansprache: Gestalten Sie Ihre Kommunikation individuell und auf den jeweiligen Kandidaten zugeschnitten.  
  • Kampagnen: Pflegen Sie in einem gesunden Informationszyklus die Beziehung zu bereits vorqualifizierten Kandidaten, um im Falle einer Stellenbesetzung einen warmen Einstieg zu erhalten.  
  • Datenschutzkonformität: Datenschutz sollte auch beim Active Sourcing das A und O sein. Denn bei Nichteinhaltung der Vorschriften kann es zu hohen Geldstrafen kommen. 

Active Sourcing Methoden: Diese Möglichkeiten gibt es

Talent Pool

Ein Talent Pool ist eine Sammlung von qualifizierten Profilen bestehend aus Bewerbern erster und zweiter Wahl sowie aktuell eingestellter Fachkräfte im Unternehmen. Im Rahmen einer Referral-Sourcing-Strategie wird der Talent-Pool genutzt, um Vakanzen auch kurzfristig besetzen zu können. Die Idee ist es, bereits eine Anzahl von Kontakten zu haben, auf die Recruiter im Bedarf zurückgreifen können. Diese Kontakte sind idealerweise im Rahmen des Employer Brandings gut gepflegt und ermöglichen somit einen schnellen und warmen Einstieg, um den Bewerbern in Verbindung zu treten. 

Referral Sourcing (Mitarbeiter Empfehlung)

Referral-Sourcing beschreibt das Anwerben neuer Mitarbeiter durch Empfehlungen und Netzwerke des eigenen Fachpersonals. Mitarbeiter kennen oft potenzielle Kandidaten aus ihrem eigenen Netzwerk, die gut zur Unternehmenskultur passen und über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen. Die Idee ist es, Kandidaten aus einem ähnlichen Interessenumfeld zu kontaktieren, da diese oftmals ähnliche Qualifikationen aufweisen und sich für die Akquise des Unternehmens eignen. 

CV Database Search 

CV Database Research ist eine Analysemethode, dessen Ziel es ist, in vorhandenen Datenbanken von Google und Jobplattformen nach Lebensläufen von legitimen Nutzern zu suchen und dadurch sehr detaillierte Profile zu gewinnen. Der große Vorteil dieses Active-Sourcing-Prozesses ist, dass die Nutzer auf der einen Seite aktiv Jobangebote erhalten wollen, und andererseits sparen sich Recruiter ein wesentliches Stück Arbeit, um Personal vorzuqualifizieren. 

Active Sourcing über Facebook 

Eine weitere Variante wie Sie Active Sourcing über Social-Media betreiben können, ist die kostenpflichtige Werbeschaltung auf Facebook. Die Voraussetzung dafür ist eine gute Candidate Persona, um genaue Filter wie Berufsgruppe, Wohnort, Geschlecht und Alter in der Werbekampagne festzulegen. Anschließend erscheinen die Facebook-Ads im Feed Ihrer potenziellen Wunschkandidaten inklusive Texte, Bilder und Links zur Unternehmenswebsite. Alternativ kann über sogenanntes Profile-Mining auch die direkte Kontaktaufnahme zu Personen gestartet werden. Dafür wird mit speziellen Tools und Kriterien wie dem Jobtitel Data Scraping betrieben, um Profile von Bewerbern zu erhalten, die eine exakte Übereinstimmung der Daten liefern. 

Active Sourcing über LinkedIn und XING 

Als führende Business-Netzwerke sind LinkedIn und XING heutzutage mit einer der ersten Anlaufpunkte, wenn es um das Active Sourcing geht. Auf LinkedIn steht dafür der LinkedIn Recruiter zur Verfügung, während XING den Talentmanager anbietet. Beide Tools ermöglichen eine detaillierte Suche nach speziellen Fähigkeiten, Berufserfahrung und geografischen Kriterien und mehr. Durch eine zielgerichtete Einstellung Ihrer Personas erhalten Sie täglich neue Kandidaten-Vorschläge für eine gezielte Ansprache innerhalb des jeweiligen Netzwerks. 

Um die Suche effektiv zu gestalten, sollten Sie Ihren Fokus auf ein klar definiertes Jobprofil mit allen Anforderungen und Qualifikationen legen. Diese Kriterien dienen als Stichwörter für die aktive Suche. Filter wie die derzeitige Position, demografische Angaben (z. B. Ort), notwendige Fähigkeiten und Tools, die Branche des Kandidaten sowie seine gewünschten Entwicklungsmöglichkeiten helfen, die Suche zu präzisieren und treffende Ergebnisse zu liefern. 

Karrieremessen 

Karrieremessen oder Events bieten Unternehmen eine analoge Möglichkeit, sich potenziellen Bewerbern vorzustellen und direkt mit ihnen in Kontakt zu treten. Neben der Gelegenheit, sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren und offene Stellen zu bewerben, können Unternehmen hier besonders auf emotionaler Ebene punkten. Denn Empathie sowie Gestik und Mimik spielen eine entscheidende Rolle, um den Bewerbern das Gefühl zu geben, wertgeschätzt und verstanden zu werden. Im Rahmen des Active Sourcing bietet sich hier außerdem die Möglichkeit, bei Präsentationen, Informationsständen und anderen Networking-Events potenzielle Kandidaten unter Einhaltung des Datenschutzes in die Datenbank Ihres Talent Pools aufzunehmen. 

4 Schritte für ein erfolgreiches Active Sourcing

1. Active Sourcing Strategie: Wer ist Ihr Wunschkandidat, welche Qualifikationen muss dieser mit sich bringen und wie wird bevorzugt kommuniziert? Das alles sind Fragen, die noch weit vor der Suche nach dem passenden Bewerber geklärt werden sollten. Ihr Ziel sollte es sein, ein Persönlichkeitsprofil mit Soft- und Hardskills, Motiven und Interessen, bevorzugten Kommunikationskanälen (bspw.: XING, LinkedIn) und weiteren Eigenschaften festzulegen. Dieses Profil dient Ihnen dann durchweg im Prozess als Orientierung für die Besetzung Ihrer Vakanzen.  

Tipp: Nutzen Sie einen Candidate Persona Generator, um sich schnell und unkompliziert Ihre Wunsch-Persona zu erstellen. 

2. Ansprache & Tools: Bereits bei der Erstellung Ihrer Persona sollten Sie im Einklang mit Ihrem Stellenangebot die bevorzugten Kommunikationskanäle festgelegt haben. Jetzt gilt es sich zu entscheiden, welche Tools oder Software noch benötigt werden und welche direkte Ansprache (höflich oder per du) als angemessen erscheint. Auch sollten Sie sich bei der Auswahl digitaler Kanäle mit den Prozessen vertraut machen, sodass Sie schnell Profile filtern, pflegen und verwalten können. 

3. Die Planung & Zielsetzung: In der Planungsphase gilt es, die letzten Vorbereitungen zu treffen. Idealerweise bereiten Sie an dieser Stelle verschiedene Vorlagen auf, welche als Muster zur Kontaktansprache genutzt werden können. Um nicht einfach willkürlich nach einer unspezifischen Anzahl von Personen zu suchen, sollten Sie Ihre Active-Sourcing-Kampagnen nach vordefinierten Zielen starten. Hier empfiehlt es sich, die Ziele gemäß dem AIDA-Prinzip zu definieren, damit am Ende ein quantitativ messbares Ergebnis entsteht. Folgende Fragen und Vorkehrungen sollten getroffen werden:  

  • Definieren von Schlagwörtern – wie wollen Sie nach Kandidaten suchen?  
  • Textvorlagen erstellen  
  • Ziele nach AIDA (wie viele Rückmeldungen, Konvertierungen und wie lange soll es dauern?) 
  • Informationsmaterial für Bewerber (Unternehmensdetails, Jobdetails, Aufgaben etc.) 

4. Kontakt zum Wunschkandidaten: An dieser Stelle haben Sie womöglich Ihre idealen Kandidaten gefunden. Auch hier bewertet das Sprichwort „Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg“. Nutzen Sie alle gebündelten Informationen, um direkt mit Ihren Bewerbern in Kontakt zu treten. Idealerweise haben Sie im Rahmen der Candidate Persona bereits mehrere Fragen und Antwortszenarien durchgespielt, um bestmöglich und so individuell wie möglich auf Ihre Talente eingehen zu können. 

Checkliste zum Active Sourcing

  •  Candidate Persona festlegen (Nach wem suche ich?) 
  • Welche Qualifikationen muss die Person besitzen?  
  • Auswahl der Kanäle (Wo soll gesucht werden?)  
  • Kommunikationsrahmen festlegen (Wer soll wie angesprochen werden?)  
  • Vorbereitung der Kandidatensuche (Texte, Informationen, Zielstellung, Zeitrahmen) 
  • Kontaktaufnahme & Relationship Management 

Fazit

Active Sourcing ist ein effektiver Ansatz, um hochqualifizierte Mitarbeiter zu finden und an das Unternehmen zu binden. Durch die proaktive Ansprache und langfristige Beziehungspflege können Unternehmen ihren Talent Pool kontinuierlich erweitern und die Time-to-Hire deutlich reduzieren. Diese Strategie erfordert jedoch eine sorgfältige Planung, spezialisierte Kenntnisse und Ressourcen, um erfolgreich umgesetzt zu werden. Trotz der Herausforderungen bietet Active Sourcing signifikante Vorteile, insbesondere in Branchen mit Fachkräftemangel, und trägt wesentlich zur Stärkung der Employer Brand bei.

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