Stelle frei! – Und jetzt? Recruiting step by step

Alle Personaler kennen die Situation: Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen. Wieso, weshalb, warum interessiert im ersten Moment natürlich und muss geklärt werden. Sobald der erste Schock dann vorbei ist und sich der Personalerpuls beruhigt hat, geht die eigentliche Arbeit los: Möglichst passgenauen Ersatz finden.

Am Anfang steht das Anforderungsprofil

Die Basis jeder Stellenausschreibung bildet das Anforderungsprofil der Position. Was muss die Person können, wie sollte sie sein, wo sieht der Kandidat sich in der Zukunft? Hier bietet sich die Nutzung von Candidate Personas an: Unternehmen haben eine Checkliste, um die ideale Zielgruppe für die Position zu definieren und genau die Informationen herauszufiltern, die diese Zielgruppe interessieren. Dann passt man den Recruitingprozess an die Personen an.

Stellenprofil auf die Jobbörse oder lieber ins Social Web?

Die Position ist definiert, das Anforderungsprofil steht – so weit, so gut. Je nach Candidate Persona gibt es unterschiedliche Optionen, den bestmöglichen Kandidaten zu finden. Haben Sie schon in die eigenen Reihen geschaut? Auch das interne Recruiting kann erfolgversprechend sein. Oder Sie fragen Ihre Mitarbeiter nach Empfehlungen aus deren Umfeld. Haben Sie hier alle Möglichkeiten in Betracht gezogen, folgt der nächste, klassische Schritt: Das Streuen der Stelle auf den gängigen Plattformen. Hier ist es wichtig, die Stellenanzeigen auf die jeweilige Stellenbörse, Bundesagentur oder das Social-Web angepasst werden. Titel, Umfang, Grafiken – all das bildet den ersten Eindruck und soll die Zielgruppe ansprechen. Hier das richtige Händchen sowie eine gehörige Portion Kreativität und Mut führen zum gewünschten Ergebnis, nämlich passenden Bewerbungen!

Das Bewerbermanagement – Die Zeit läuft

Eine großartige Kandidatin, ein großartiger Kandidat hat die Bewerbzungsunterlagen gesandt und Sie sind schockverliebt? Dann jetzt nicht den Tagträumen erliegen, sondern schnell sein! Gute Bewerber:innen sind selten lange verfügbar und vor Allem haben diese keine Lust ewig auf eine Rückmeldung zu warten. Niemand steht gern Schlange. Darum sollte man nicht zu viel Zeit verstreichen lassen, um über die nächsten Schritte zu informieren. Vom ersten Kennenlerntermin, über die Gehaltsverhandlung bis hin zum Starttermin im Unternehmen: Transparente Kommunikation, das Einhalten von zugesicherten Terminen und die Erreichbarkeit bei Fragen sollte hier selbstverständlich sein.

Genauso ist auch eine zeitnahe Absage der weniger qualifizierten Bewerber wichtig und wertschätzend. Hier sollte auch bei Nichteinstellung die Candidate Experience positiv sein – denn nur weil es bei der aktuellen Stelle nicht gepasst hat, weiß man nicht was die Zukunft bringt und ob die Wege sich nicht noch einmal kreuzen dürfen oder sogar sollen.

Alle Beteiligten sind sich einig, die Verträge unterschrieben und die Personalakte angelegt?  Phantastisch, denn das Beste kommt zum Schluss.

Das Onboarding

Oft hören Kandidaten in der mitunter langen Phasen zwischen Vertragsunterschrift und Eintrittsdatum nichts mehr von ihrem zukünftigen Arbeitgeber. Das ist nicht nur schade, sondern auch oftmals verunsichernd oder wenig wertschätzend. Immerhin kündigen 26% bereits wieder vor Arbeitsantritt. Hier sollte man immer bedenken, dass das Onboarding NICHT erst am ersten Arbeitstag beginnt.

Je nachdem, wie die neue Teamverstärkung vom Wesen gestrickt ist, gibt es recht einfache Instrumente um den Kontakt vor Arbeitsantritt zu halten. Haben Sie ihren neuen Mitarbeiter als kommunikativ und redefreudig kennengelernt, ist ein kurzes, freundliches Telefonat ein probates Mittel. Vielleicht gibt es ja sogar Redebedarf bei beiden Seiten über den klassischen Smalltalk hinaus?

Alternativ können Sie schon beim Vertragstermin abfragen, ob ihr neuer Mitarbeiter in der Übergangsphase den Unternehmensnewsletter erhalten möchte. So erreichen ihn wichtige, kurzweilige und interessante Informationen über seinen neuen Arbeitgeber schon vor Arbeitsbeginn. Egal wo die Präferenzen liegen: Kommunikation ist Wertschätzung und integriert Mitarbeiter in Visionen, Prozesse und Entwicklungen. Vom ersten bis zum letzten Tag im Unternehmen.

Spätestens eine Woche vor dem Unternehmenseintritt sollte man das persönliche Gespräch suchen, um letzte Informationen abzugleichen, News auszutauschen und den Ablauf des ersten Tages zu besprechen. Wenn alle Fragen beantwortet und Unklarheiten beseitigt sind, steht einer guten und langen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege.