Der -Player kann leider nur geladen werden, wenn Sie der Verwendung von Drittanbieter Cookies & Skripten zustimmen.

Sie haben zu einem früheren Zeitpunkt eine Auswahl zur Verwendung von Cookies & Skripten von Drittanbietern getroffen.

Klicken Sie hier um Ihre Auswahl zu ändern oder Ihre Zustimmung aufzuheben.

The show must go on – Team-Meeting vs Corona

Gerade jetzt – wo alles Kopf zu stehen scheint – ist nicht die Zeit, um den Kopf zu verlieren. Termine werden verschoben oder abgesagt. Dabei zeigt sich, dass die Digitalisierung in Deutschland noch lange nicht angekommen ist. Oder etwa doch? Laut einer Umfrage des Bundesverbands Digitale Wirtschaft (BVDW) wären grundsätzlich 75,4 % der Angestellten bereit von Zuhause aus zu arbeiten. Sogar gut zwei Drittel der Befragten erwarten eine entsprechende Lösung ihres Arbeitgebers hinsichtlich des Schutzes am Arbeitsplatz.

Doch im Home-Office sind Meetings schwer und einzelne Absprachen führen oft zu Missverständnissen. Telefonkonferenzen sind an sich ganz nett, aber ersetzen bei Weitem nicht ein gemeinsames Meeting mit Augenkontakt und der Möglichkeit, seine Gedanken parallel zu visualisieren. Dabei gibt es so schöne Kollaborations- und Konferenztools, die Meetings auch ohne persönliche Anwesenheit ermöglichen. Genau das Richtige, um in der Corona-Krise nicht alles liegen lassen zu müssen. Wir haben für Euch ein paar der bekanntesten Tools unter die Lupe genommen – die aus unserer Sicht besten, wie auch die nicht ganz so starken. Was folgt ist kein klassischer Technik-Check, sondern ein kurzer Überblick von Stärken und Schwächen.

 

Der Allround-Organizer von Winzigweich Teams

In Microsoft Teams® können Gruppen angelegt werden, zu denen Personen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens eingeladen werden. Die Anwendung beinhaltet eine Verknüpfung aus der weltbekannten Office-365-Suite (u.a. Word und Excel) und das inzwischen integrierte Skype. Viele kennen Skype noch von früher, als man in Zeiten vor dem Smartphone und allen Formen von Facetime mit den Verwandten und Freunden über eine Browseranwendung „geskypt“ hat. Damals noch mit oft schlechter Übertragung und von häufigen Aussetzern heimgesucht, hat der 2011 von Microsoft gekaufte Dienst einiges an Stabilität und Features gewonnen. Richtig durchgesetzt hat sich Skype for Business als Konferenztool bisher aber nicht. Das liegt nicht zuletzt an der schlecht nachvollziehbaren Kostenstrategie, die Microsoft oft mit seinen Produkten fährt und die nicht immer angemessen ist, für das was sie tatsächlich können. Natürlich bietet Microsoft mit Office und anderen Tools mächtige Instrumente mit vielfältigen Features.

 

persoperm Corona vs Meeting 1

 

Dabei setzt der Global Player auf mehrere Features, die von den Gruppen je nach Preiskategorie genutzt werden können:

Messaging

Innerhalb eines Teams können Mitglieder sogenannte „Channels“ einrichten.

Channels sind Gesprächsthemen, die es Teammitgliedern ermöglichen, ohne die Verwendung von E-Mail- oder Gruppen-SMS zu kommunizieren. Mitglieder können auf Beiträge mit Bildern, GIFs und benutzerdefinierten Memes antworten.

Calling

MS Teams unterstützt Konferenzen im öffentlichen Fernsprechwählnetz, mit denen Benutzer Rufnummern vom Client aus anrufen können.

Meeting

Meetings können geplant oder ad-hoc erstellt werden. Besucher des Kanals können sehen, dass gerade ein Meeting läuft. MS Teams hat zudem ein Plugin für Microsoft Outlook um andere Teilnehmer zu einem Team-Meeting einzuladen. Die Meetings können aufgezeichnet und später direkt auf Microsoft Streams weiteren Benutzern zur Verfügung gestellt werden.

Bots

Microsoft Teams ermöglicht es, verschiedene Bots in der täglichen Zusammenarbeit zu nutzen. Nützliche Bots sind „Meekan“ für die Terminplanung, „Polly“ für Abstimmungen oder „Who is“ sowie der „Icebreaker-Bot“ für die Personensuche im Unternehmen.

 

persoperm Corona vs Meeting 2

 

Im Gesamten bleibt immer das Gefühl, viel zu bezahlen für ein ungeschmeidiges halbes Ganzes. Microsofts generelle Probleme mit 365 oder Azure liegen nicht in der Bandbreite der Funktionen, sondern in der intuitiven Bedienung intelligenter und eben geschmeidige/r UI & UX sowie reibungsloser Interaktion aller Services zu einem fairen Preis.

Fazit: Für Enterprises sicherlich eine solide Wahl, für den kleinen bis mittleren Mittelständer gibt es oft praktikablere und preisgünstigere Lösungen.

 

Wenn es mal nur ein netter Plausch sein soll: Google Hangouts

Nach jahrelanger Tüftelei hat Google vorerst eine finale Videokonferenz- und Instant-Messaging-Anwendung präsentiert. Diese kann über eine eigenständige Website oder mithilfe einer Applikation auf dem Smartphone aufgerufen werden. Die Teilnehmer benötigen allerdings ein Google-Konto.

Hangouts persoperm Blog

Ein „Hangout“ kann als öffentlich deklariert werden, damit auch Nutzer teilnehmen können, die den Initiator nicht kennen. Die Anwendung lässt Chats mit bis zu 150 Teilnehmern zu. An Videogesprächen können maximal zehn Nutzer teilnehmen. Über Hangouts lassen sich neben Textnachrichten auch Videos, Fotos, Sticker und der aktuelle Standort versenden. Chatverläufe werden serverseitig gespeichert, wodurch eine Synchronisation aller angemeldeten Geräte möglich ist. Dadurch ermöglicht Google Hangouts beispielsweise eine Konversation am Desktop-Computer zu beginnen und am Smartphone fortzusetzen, ohne dabei den Anschluss zu verlieren. Verwaltet werden die Chat-Verläufe über Gmail wie E-Mails – sie können also mit den dort angebotenen Methoden nach bestimmten Wörtern durchsucht und gefiltert werden. Im Chat-Verlauf wird durch einen verkleinerten, halbtransparenten Avatar des entsprechenden Teilnehmers signalisiert, wie weit dieser die Konversation bereits gesehen hat.

 

persoperm Corona vs Meeting 3

 

Anrufe zu anderen Hangouts-Kontakten sind stets kostenlos. Die Voraussetzung dafür ist die Installation von Hangouts für Chrome oder der Hangouts-App für iOS oder Android.

Der große Vorteil ist zunächst der geringe Initialaufwand und die quasi nicht vorhandenen Kosten. Damit können sich kleine Teams ideal koordinieren und wenn es sein muss auch Daten tauschen. Dabei läuft Hangouts nach unserer Erfahrung sehr stabil. Je nach Netz kann es aber auch hier mal zu Problemen kommen. Kleinere Bugs, wie nicht versendete Einladungen bei laufenden Video-Chats, sind beim Preis von Zero ärgerlich, aber zu verschmerzen. Wer generell im Drive und mit Google Docs arbeitet, der weiß wie einfach und gut man mit den kombinierten Google-Services arbeiten kann.

Einzig die Frage nach Datensicherheit und Datenschutz muss jeder für sich beantworten. Auch wenn die Server für Google Deutschland in Frankfurt stehen, ist das keine Garantie, dass sensible Daten auch DSGVO-konform gesichert sind. Wer hier sicher gehen will muss wohl andere Dienste nutzen.

Für Meetings stellt Hangouts aber die einfachste und vielleicht beste Variante dar, wenn es nicht um zu komplexe Themenfelder oder Projektplanung geht.

Fazit: Google zeigt, was sie im Bereich browserbasierter Anwendungen können. Auch wenn sie mit Duo, Classroom und ehemals Allo nicht immer punkten konnten, ist Hangouts ein erstaunlich simples, aber in Kombination mit anderen Google-Tools, erstaunlich vielfältiges Werkzeug. Zudem ist es fast überall einsetzbar und erlaubt auch innerhalb der Konferenz das Device zu wechseln. Einzig die Option seinen Desktop mit einzelnen oder allen Teilnehmern zu sharen ist nicht ohne Aufwand möglich. Wer das nicht zwingend benötigt, sollte Hangouts in die engere Wahl nehmen.

 

Oldie but Goldie: Goto Meeting

Ein wahrer Klassiker. Bereits 2004 wurde Goto Meeting entwickelt und gehört seit 2015 zu Citrix. Hier zeigt sich, dass Erfahrung im Web-Business durchaus von Vorteil sein kann. Denn Goto Meeting bietet interessante Features und ist damit zumindest Microsoft und auch Hangouts bei so einigem überlegen. Natürlich kommt man da nicht so günstig weg, wie z.B. bei Hangouts. Dafür ist das Produkt nicht nur in Punkto Sicherheit einiges „professioneller“. Einzig die ergänzenden Tools, die Microsoft (wenn es denn zusammen funktioniert) und Google bieten, kann Goto Meeting nicht direkt vorweisen. Ein Plugin für Office 365 und die Integration des Google-Kalender gibt es aber.

Was sind die Features im Überblick?

  • Mobile-Apps für iPad, iPhone und Android-devices
  • End-to-end oder mit Passwort verschlüsselte Meetings
  • Option nur ausgewählte Programme mit den Teilnehmern zu teilen
  • Multi-Monitor-Unterstützung für Teilnehmer
  • Meeting-Aufnahme und Playback, sowie das Speichern von Meeting auf dem Desktop zur späteren Ansicht
  • bis zu 250 Teilnehmern zum Bildschirm teilen und konferieren (3.000 in der Enterpriselösung)
  • Call me-Funktion zur automatischen Einwahl aller Teilnehmer
  • automatisierte Folienerstellung

 

Fazit: Wer vor allem Projekte besprechen und über seinen geteilten Desktop Informationen visualisieren will, der ist bei Goto Meeting richtig. Die Funktionen sind recht selbsterklärend, dafür umfangreich und ermöglichen viele individuelle Spielereien. Allerdings empfiehlt sich hier ein regelmäßiger Einsatz, um die (zugegeben auch als Business-Paket günstigen) 14,33€ im Monat auch auszunutzen. Insbesondere die kleinen Nicigkeiten machen das Tool zu einem echten Gewinn. Wer aber darüber auch unkompliziert Daten austauschen will, muss sich zusätzliche Tools raussuchen, denn das sieht Goto Meeting nicht wirklich vor.

 

Oldie but not so Goldie: TeamViewer

TeamViewer ist eine Fernwartungssoftware für Screen-Sharing, Videokonferenzen und Datenaustausch. Die Software ist sowohl auf den allen Computerbetriebssystemen als auch auf den mobilen Endgeräten nutzbar. Für Privatnutzer ist TeamViewer als Freeware verfügbar, und das Unternehmen teilte mit, dass die Premium-Verfügbarkeiten in den nächsten Wochen, wegen Corona, auch kostenlos nutzbar sind.

 

persoperm Corona vs Meeting 4

 

Ansonsten ist TeamViewer keine günstige Variante. Das deutsche Tool ist nicht nur ein einfaches Konferenztool und kann das Bildschirmbild übertragen, es lässt neben dem Datentransfer auch den Remote-Zugriff zu. Das lässt sich der Anbieter auch einiges kosten.

Versteht uns nicht falsch, TeamViewer ist nicht nur eines der bekanntesten, sondern auch eines der funktionsreichsten Tools. Im Gegensatz zu Goto Meeting ist es aber nicht so gut gealtert oder es ist einfach nicht so zeitgemäß weiterentwickelt worden.

Hinzu kommen in älteren Versionen nicht unerhebliche Sicherheitslücken, die gerade im emote-Segment zu Missbrauch führten. Das geht soweit, dass einige Internetanbieter immer wieder TeamViewer blocken. Unschön, vor allem wenn man für die Teamlösung über 100€ im Monat investieren muss.

Fazit: Die Features an sich sind ähnlich funktionabel wie bei den anderen Anbietern. Wer also nicht zwingend den Remote-Zugriff benötigt, ist mit anderen Tools wohl besser dran, da Preis und Leistung nur dann in einem gesunden Verhältnis steht, wenn man alle Features von TeamViewer ausreizt und das regelmäßig.

 
Werfen wir einen Blick auf Zoom

Im Groben und Ganzen kann Zoom alles, was auch die anderen Anbieter können. Alles nur etwas smoother, etwas nicer und einfach etwas besser.

Da sind halt einfach Videos in HD für bis zu 1.000 Teilnehmer, multi-sharing von verschiedenen Teilnehmerbildschirmen, interaktive Meetings mit Live-Anmerkungen oder auch automatisierte Erfassung von Notizen und Aktionspunkten möglich. Hier steckt einfach das Quäntchen mehr drin.

Funktionen in der Übersicht:

  • Auf allen Systemen und Devices verfügbar
  • Integriertes HD-Video und HD-Audio mit Unterstützung von bis zu 1000 Videoteilnehmern und 49 Videos auf dem Bildschirm
  • Mehrere Teilnehmer können ihre Bildschirme gleichzeitig teilen und für ein interaktiveres Meeting mit Anmerkungen versehen
  • End-to-End-Verschlüsselung für alle Meetings, rollenbasierte Benutzersicherheit, Passwortschutz, Warteräume, und die Option Teilnehmer in Warteschleife stellen
  • Aufzeichnungen in der Cloud und automatisierte Transkripte, erfassen von Notizen und Aktionspunkten
  • Unterstützung der Zeitplanung oder des Startens von Besprechungen über Outlook, Google Mail oder iCal
  • Chat mit Gruppen, Suchverlauf, integrierte Dateifreigabe und 10-Jahres-Archiv. problemlos zu 1:1 oder Gruppenanrufen wechseln

persoperm Corona vs Meeting 1

 

Jetzt ist so ein Tool auch immer Geschmackssache. Aber allein das hier von der kostenfreien Einzelnutzerversion noch drei weitere Varianten von Pro bis Enterprise angeboten werden zeigt, dass man über die Bedürfnisse unterschiedlicher Teamgrößen ein Stück mehr nachgedacht hat. Dabei liegt der Kostenfaktor für die „einfache“ Enterpriselösung bei gerade mal 18,99€ im Monat für einen Moderator (100 Teilnehmer pro Moderator). Wer wirklich alle Vorteile (HD für 1.000 Videoteilnehmer), wie oben benannt nutzen möchte, muss wohl etwas mehr investieren. Im Vergleich zu TeamViewer ein gutes Geschäft. Die detaillierte Nutzerverwaltung mit Berechtigungen und ein einfaches, aber in den meisten Fällen ausreichendes, Datei-Sharing ist über die Chatfunktion inkludiert.

Fazit: Wer ein bisschen mehr will, ist mit Zoom wirklich gut bedient. Halbwegs alles in einem Tool, smoothes Handling, nette Optik, nice Features zum guten Preis – das alles macht Zoom zur Wahl, wenn Hangouts mit den restlichen Google-Tools nicht mehr reichen. Gerade wer öfter professionelle Meetings mit Kunden plant, ist hier gut beraten. Transkription und Aufzeichnungen runden das Paket ab und stellen den Schritt dar, den Google – vielleicht bewusst – noch nicht gemacht hat.

 

Meet & Greet

Wer also aktuell dabei ist, die meisten Termine abzusagen, sollte darüber nachdenken eines der vorgestellten Tools oder eine der zahlreichen weiteren Optionen auszuprobieren und Kundentermine zu digitalisieren. Nicht nur, dass die technischen Möglichkeiten einige Bequemlichkeiten und Dokumentationssicherheiten mitbringen, sie können auch echte Kostenreduzierer sein. Habe ich viele Außerhaustermine über die ganze Republik verteilt oder ist mein Unternehmen dezentral organisiert und reale Meetings mit erheblichen Aufwand verbunden oder die wöchentlichen Telkos treiben alle in den Wahnsinn, weil keiner dasselbe Bild vor seinen Augen hat, wenn Schmidt mal wieder von seinen Visionen erzählt, statt sie einfach am Bildschirm zu teilen, der ist mit einer dieser Lösungen (oder mehreren) bestens versorgt.

Ganz im Gegenteil. Wer sich jetzt nicht umstellt, verpasst womöglich den Anschluss im digitalen Business. Klar geht nichts über einen Life-Termin. Die können ja – nach Corona – gern wieder stattfinden. Dabei sind diese Termine dann an richtiger Stelle umso wertvoller (nicht nur an den entstehenden Kosten gemessen), wenn sie dann zum Einsatz kommen, wenn es wirklich sinnvoll ist.

Es ist klar ein Zeichen von Wertschätzung, persönlich zu erscheinen. Es ist aber ebenso ein Zeichen von Wertschätzung, die Zeit des Kunden oder von Kollegen zu achten. Mit digitalen Team-Meetings, wie sie die genannten Tools ermöglichen, bestehen fast die gleichen Möglichkeiten eines Live-Treffens und darüber hinaus coole Features, die gerade die Nacharbeit und Dokumentation erheblich erleichtern. Ein weiterer Grund, es in der aktuellen Lage zu testen und zukünftig ggf. dauerhaft auf eine oder mehrere dieser Lösungen zu setzen.

 

Bildquellen: Lukas Bieri auf Pixabay; Andrea Piacquadio from Pexels; b3nj5m1n auf Pixabay 

Cookies & Skripte von Drittanbietern

Diese Website verwendet Cookies. Für eine optimale Performance, eine reibungslose Verwendung sozialer Medien und aus Werbezwecken empfiehlt es sich, der Verwendung von Cookies & Skripten durch Drittanbieter zuzustimmen. Dafür werden möglicherweise Informationen zu Ihrer Verwendung der Website von Drittanbietern für soziale Medien, Werbung und Analysen weitergegeben.
Weitere Informationen finden Sie unter Datenschutz und im Impressum.
Welchen Cookies & Skripten und der damit verbundenen Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten stimmen Sie zu?

Sie können Ihre Einstellungen jederzeit unter Datenschutz ändern.